راهنمای کامل نحوه شرکت در نمایشگاه ها و رزو غرفه برای کسب کارها
به دلیل اهمیت حضور در نمایشگاهها سوالی که برای کسب و کارها به وجود می آید این است که مراحل شرکت در نمایشگاه و رزو غرفه چگونه می باشد.در دنیای رقابتی امروز، نمایشگاهها به عنوان یک فرصت طلایی برای معرفی برند، جذب مشتریان جدید و برقراری ارتباطات تجاری اهمیت بسزایی دارند. حضور در یک نمایشگاه می‌تواند به کسب‌وکار شما کمک کند تا محصولات و خدمات خود را به صورت مستقیم به مخاطبان هدف ارائه دهید و با رقبا به شکل مؤثری رقابت کنید. اما شرکت در نمایشگاه و گرفتن غرفه نیازمند برنامه‌ریزی دقیق، شناخت روند رویداد و استفاده از استراتژی‌های مناسب است.
در این مقدمه به بررسی نکات کلیدی برای حضور موفق در نمایشگاه می‌پردازیم؛ از انتخاب نمایشگاه متناسب با حوزه فعالیت تا مراحل آماده‌سازی غرفه و استفاده از ابزارهای بازاریابی مناسب. با مطالعه این مقاله، خواهید آموخت که چگونه با یک برنامه‌ریزی منظم و آگاهی از جزئیات، می‌توانید از فرصت‌های نمایشگاهی بهره‌مند شده و تأثیر بسزایی در جذب مشتریان داشته باشید.در ابتدا به اختصار در مورد اهمیت حضور در نمایشگاه صحبت خواهیم کرد.
شرکت در نمایشگاهها و گرفتن غرفه، یکی از استراتژی‌های مهم بازاریابی و فروش برای کسب‌وکارهاست. این رویدادها فرصت‌های بی‌نظیری را برای معرفی محصولات و خدمات، ایجاد ارتباط با مشتریان بالقوه و رقبا، و افزایش آگاهی از برند فراهم می‌کنند.در هر کسب و کاری لازم است که یکسری اقدامت جهت افزایش فروش صورت گیرد که یکی از این اقدامات شرکت در نمایشگاهها می باشد که می تواند بصورت فیزیکی یا حتی مجازی یا آنلاین صورت گیرد که در این مقاله به بررسی نحوه شرکت در نمایشگاههای فیزیکی خواهیم پرداخت. شرکت در نمایشگاهها و گرفتن غرفه اهمیت زیادی دارد که می‌تواند به رشد و توسعه کسب‌وکارها بدون توجه به بزرگی یا کوچی آنها کمک کند از دلایل اهمیت شرکت در نمایشگاه به موارد زیز خواهیم پرداخت:
1- افزایش شناخت برند: از آنجا که یکی از دلایل خرید مشتریان، به دلیل آن حس، علاقه، یا شناختی است که از شما و به عبارت دیگر از برندتان دارند می باشد لذا حضور در نمایشگاهها به شما این امکان را می‌دهد که برند و محصولات خود را به مخاطبان بیشتری معرفی کنید. این کار باعث افزایش شناخت برند (Brand awareness) و جذب مشتریان جدید می‌شود.
2- ایجاد شبکه‌های ارتباطی: شما در نمایشگاه از میان بازدیدکنندگان و حتی غرفه داران می توانید افرادی را ببینید و با آنها صحبت کنید یا جلسه بگذارید که در خارج از نمایشگاه به ندرت یا به سختی امکان دیدن یا ارتباط گرفتن با آنها فراهم می شود لذا نمایشگاهها فرصتی مناسب برای ایجاد و تقویت شبکه‌های ارتباطی با سایر شرکت‌ها، تامین‌کنندگان و مشتریان فراهم می‌کنند. این شبکه‌ها می‌توانند به تبادل اطلاعات، همکاری‌های جدید و حتی یافتن شریک‌های تجاری کمک کنند.
3- نمایش محصولات و خدمات: غرفه داشتن در نمایشگاه به شما امکان می‌دهد تا محصولات و خدمات خود را به صورت مستقیم و عملی به مخاطبان نشان دهید. این کار می‌تواند تأثیر بیشتری نسبت به تبلیغات آنلاین یا چاپی داشته باشد. این نمایش محصول و ارتباط مستقیم با مخاطب می تواند بر تعامل بیشتر بین طرفین افزوده و فرد مشتری شما شود.
4- تحلیل رقبا: نمایشگاهها فرصتی عالی برای تحلیل و بررسی رقبا فراهم می‌کنند. می‌توانید با مشاهده عملکرد رقبا، استراتژی‌ها و روش‌های جدیدی را برای بهبود کسب‌وکار خود بیاموزید. در حقیقت با شرکت در نمایشگاه علاوه بر آشنا شدن با رقبا با عملکردهای آنها و مسیرهای رشد و کسب و کارشان نیز آشنا می شوید و بهتر می تواند برای توسعه محصول و بازار آن تلاش کنید.
5- جذب مشتریان بالقوه: بازدیدکنندگان نمایشگاهها معمولاً به دنبال محصولات و خدماتی هستند که نیازهای خاصی را برآورده کنند. حضور در نمایشگاه می‌تواند به شما کمک کند تا مشتریان بالقوه‌ای را جذب کنید که به محصولات یا خدمات شما علاقه‌مند هستند. بازدیدکنندگان و گاها غرفه داران از دسته مشتریان بالقوه می باشند که در نمایشگاه فرصتی است تا آنها را بالفعل کرد و با معرفی محصول و متقاعدسازی مستقیم به آنها فروخت و حتی ارتباطات عمیق و گسترده ای را برقرار ساخت.
6- جمع‌آوری بازخورد: در نمایشگاهها می‌توانید بازخورد مستقیمی از مشتریان دریافت کنید. این بازخوردها می‌توانند به شما کمک کنند تا محصولات و خدمات خود را بهبود داده و نیازهای مشتریان را بهتر برآورده کنید. صحبت با بازدیدکنندگان باعث می شود با دغدغه های آنها آشنا شد و بر کیفیت و کمیت محصول و خدمات خود با توجه به نظرات کاربران افزود به ویژه کاربرانی که با محصول ما آشنا و در مورد آن نقدهایی می کنند.
7- افزایش فروش: نمایشگاهها فرصتی مناسب برای افزایش فروش و عقد قراردادهای جدید فراهم می‌کنند. بسیاری از بازدیدکنندگان نمایشگاهها به دنبال خرید محصولات و خدماتی هستند که در نمایشگاه معرفی می‌شوند. بسیار شاهدیم که مغازه داران و فعالان هر کسب کاری تلاش می کنند در نمایشگاههای ملی و بین المللی مرتبط با کسب و کار خود شرکت کرده تا به معرفی برند و محصول وخدمات خود پرداخته و فروش خود را افزایش دهند.
لذا با حضور در نمایشگاهها و گرفتن غرفه، می‌توانید از این مزایا بهره‌مند شوید و به رشد و توسعه کسب‌وکار خود کمک کنید. اکنون به بررسی مراحل شناسایی و انتخاب نمایشگاه و مراحل اخذ غرفه خواهیم پرداخت.
برای شرکت در نمایشگاه لازم است یکسری اقدامات قبل از شروع نمایشگاه و شرکت در آن به عنوان غرفه دار صورت گیرد. از جمله این موارد انتخاب نمایشگاه برای حضور خود می باشد.
ابتدا نمایشگاههای مرتبط با صنعت و کسب‌وکار خود را پیدا کنید. بررسی کنید کدام نمایشگاهها بیشترین تأثیر را دارند و مناسب‌ترین مخاطبان را جذب می‌کنند. این انتخاب علاوه بر اینکه باید در مورد انتخاب عنوان نمایشگاه مناسب با موضوع کسب و کار باشد. باید به محل برگزاری ان نیست توجه ویژه کرد. به عنوان مثال آیا محصول یا خدمات شرکت شما مناسب بازدیدکنندگان آن نمایشگاه می باشد یا خیر؟
تحقیق و انتخاب نمایشگاه به معنای پیدا کردن نمایشگاهی است که به صنعت، کسب‌وکار، یا محصولات شما مرتبط باشد و احتمال جذب مخاطبان مورد نظر شما را داشته باشد. این مراحل می‌تواند به شما کمک کند:
1. بررسی نمایشگاهها: نمایشگاههای مختلفی در صنعت شما برگزار می‌شوند. می‌توانید از طریق اینترنت، شبکه‌های اجتماعی، سایتهای مربوط به نمایشگاهها و حتی مشورت با همکاران و دوستان، نمایشگاههای مختلف را شناسایی کنید. انتخاب محل برگزاری نیز از اهمیت ویژه ای دارد که می بایست متناسب با نوع کار خود نمایشگاه مرتبط و شهر محل برگزاری را بررسی تا انتخاب مناسبی داشته باشد. برای انتخاب توصیه می کنم از سامانه جامع صنعتی شمستا، تقویم نمایشگاهی شهرستان مورد نظر خود را انتخاب نمایید.
2. بررسی مخاطبان نمایشگاه: اینکه چه نوع مخاطبانی به هر نمایشگاه جذب می‌شوند از اهمیت ویژه ای برخوردار است. آیا این مخاطبان به محصولات یا خدمات شما علاقه‌مند هستند؟ یا خیر به عنوان مثال نباید در نمایشگاه هایی که سازمانهای دولتی برگزار می کنند انتظار حضور صنعتگران را داشت و برعکس.
3. مطالعه نظرات و تجربه‌ها: نظرات و تجربه‌های افرادی که قبلاً در نمایشگاههای مختلف شرکت کرده‌اند را جویا شوید. توصیه می شود حتما قبل از شرکت در نمایشگاه به عنوان غرفه دار، به عنوان بازدید کننده حضور پیدا کنید. این می‌تواند به شما کمک کند تا نمایشگاه مناسبی را انتخاب کنید.
4. بررسی هزینه‌ها و امکانات: هزینه‌های شرکت در نمایشگاه و امکاناتی که در اختیار شرکت‌کنندگان قرار می‌دهد را بررسی کنید. آیا این هزینه‌ها با بودجه شما سازگار هستند و امکانات مناسب برای نمایش محصولات یا خدمات شما فراهم می‌کنند؟ از جمله موارد دیگری که باید مدنظر قرار دهید زمان برگزاری نمایشگاه و سایر مناسبتهای سال و حتی برنامه های شخصی و شرکت خود را مدنظر قرار داده تا انتخاب مناسبی برای حضور در نمایشگاه داشته باشید.
تحقیق و انتخاب صحیح نمایشگاه به شما کمک می‌کند تا بیشترین بهره را از شرکت در نمایشگاه ببرید و با مخاطبان هدف خود ارتباط برقرار کنید.
اطلاعات دقیق در مورد مقررات و شرایط نمایشگاهها را بررسی کنید. معمولاً این اطلاعات در وب‌سایت‌های رسمی نمایشگاهها موجود است.برای بررسی شرایط و مقررات یک نمایشگاه، مراحل زیر را باید انجام گیرد:
1. وب‌سایت نمایشگاه: ابتدا به وب‌سایت رسمی نمایشگاه مراجعه کنید. در این وب‌سایت معمولاً اطلاعات دقیقی در مورد شرایط و مقررات شرکت در نمایشگاه وجود دارد. با جستجو در اینترنت می توانید پوستر نمایشگاه و وب سایت آن حتی مجری برگزاری نمایشگاه را یافته و اطلاعات لازم برای حضور در نمایشگاه را کسب کنید. این اطلاعات را می توانید از سایتهای معتبر صنعتی به ویژه نمایشگاه های آنلاین صنعت مثل سامانه جامع صنعتی شمستا پیگیری نمایید.هم چنین از دیگر قابلیت های این سامانه ثبت اطلاعات شرکتی در مجموعه وندور خود به عنوان بانک اطلاعات آنلاین می باشد.جهت ثبت اطلاعات شرکت خود در بخش اطلاعات شرکت ها و مراکز صنعتی شمستا بر روی کلید زیر کلیک کنید.
2. بخش شرایط و مقررات: در وب‌سایت نمایشگاه، بخش یا صفحه‌ای به نام "شرایط و مقررات"، "قوانین شرکت" یا "دستورالعمل‌ها" وجود دارد. این بخش‌ها را با دقت مطالعه کنید. این شرایط در خصوص ویژگیهای شرکت کنندگان جهت اخذ غرفه، نوع غرفه ها یعنی داخل سالن یا درفضای آزاد، زمان برگزاری، هزینه های اخذ غرفه و وسایل جانبی اطلاعات کاملی را به شما می دهد تا بتوانید بهتر در خصوص حضور در نمایشگاه و نحوه حضور تصمیم گیری نمایید.
3. تماس با برگزارکنندگان: اگر اطلاعات مورد نیاز خود را در وب‌سایت پیدا نکردید، با مسئولان یا برگزارکنندگان نمایشگاه تماس بگیرید. آنها می‌توانند به شما اطلاعات دقیق‌تری ارائه دهند. شماره مجریان را می توانید از بخش تقویم های نمایشگاهی سامانه جامع صنعتی شمستا بانک اطلاعات صنعت ایران را ببینید.
4. مشاوره با شرکت‌کنندگان قبلی: اگر امکانش را دارید، با افرادی که قبلاً در این نمایشگاه شرکت کرده‌اند مشورت کنید. آنها می‌توانند تجربیات خود را با شما در میان بگذارند و نکات مهمی را به شما بگویند.
سامانه صنعتی شمستا حاوی بیش از 72000 بانک اطلاعاتی، بانک اطلاعات شرکت کنندگان نمایشگاه را به تفکیک موضوع شامل نام شرکت، شماره تماس و آدرس به صورت اکسل و پی دی اف در اختیار دارد .جهت خرید بانک اطلاعات شرکت کننده گان بر روی کلید زیر کلیک و در خواست خود را ثبت کنید.
.png)
5. بررسی مستندات رسمی: اگر مستندات رسمی مانند قراردادها، فرم‌های ثبت‌نام یا راهنماهای شرکت در نمایشگاه وجود دارد، آنها را با دقت مطالعه کنید و به موارد مهمی مانند هزینه‌ها، تعهدات و حقوق شرکت‌کنندگان توجه کنید. بسیاری از این اطلاعات و فرمها بعد از تماس با مجریان از طریق پیام رسانها به شما ارسال می گردد اما در برخی موارد این موارد از وب سایت برگزار کننده نمایشگاه قابل دانلود می باشد یا بصورت آنلاین قابل تکمیل کردن می باشد.
این مراحل به شما کمک می‌کنند تا شرایط و مقررات نمایشگاه را به خوبی درک کنید و بتوانید با اطلاعات کافی و اطمینان کامل در نمایشگاه شرکت کنید.
معمولاً نمایشگاهها فرم‌های ثبت‌نام و رزرو غرفه‌ای دارند که باید آنها را پر کرده و ارسال کنید. همچنین باید هزینه‌های مربوط به رزرو غرفه را پرداخت کنید.
پس از رزرو غرفه، به طراحی و آماده‌سازی آن بپردازید. انتخاب طراحی جذاب و حرفه‌ای، جذب بیشتر بازدیدکنندگان را تضمین می‌کند.
قبل از برگزاری نمایشگاه، از طریق وب‌سایت، شبکه‌های اجتماعی و دیگر رسانه‌ها اطلاع‌رسانی و تبلیغات کنید تا مخاطبان بیشتری به غرفه شما جذب شوند.
برنامه‌ریزی دقیق برای حضور در نمایشگاه، از جمله نیروی انسانی، مواد تبلیغاتی و محصولات نمونه، انجام دهید.
امیدوارم این مراحل به شما کمک کند تا با موفقیت غرفه خود را در نمایشگاه به دست آورید.
بعد از تصمیم قطعی در خصوص حضور در نمایشگاه مرتبط با کسب و کار خود و شهر مورد نظر اکنون لازم است برای نمایشگاه ثبت نام صورت گیرد. برای ثبت‌نام و رزرو غرفه در یک نمایشگاه، رعایت چند نکته کلیدی اهمیت دارد:
1- مطالعه دستورالعمل‌ها: دستورالعمل‌ها و شرایط شرکت در نمایشگاه را با دقت مطالعه کنید. این اطلاعات شامل هزینه‌ها، مدت زمان نمایشگاه، ابعاد و محل یا موقعیت غرفه (داخل سالن یا در فضای باز)، نحوه غرفه سازی و دیگر جزئیات مهم است.
2-زمان‌بندی: اطمینان حاصل کنید که در زمان مناسبی ثبت‌نام کنید. معمولاً ثبت‌نام زودهنگام مزایای خاصی دارد چه بسیار نمایشگاههایی که برای حضور در آنها باید حداقل چندین ماه قبل از آن جهت ثبت نام اقدام نمایید و تاخیر در آن موجب از دست داده انتخاب بهتر محل غرفه و تخفیف‌های ویژه می باشد
3- پرتال یا فرم‌های آنلاین: برخی نمایشگاهها فرم‌های ثبت‌نام آنلاین دارند. این فرمها را با دقت و به‌طور کامل پر کنید. مطمئن شوید که همه اطلاعات درست و کامل است.
4- پرداخت‌ها: هزینه‌های مربوط به رزرو غرفه را پرداخت کنید. برخی نمایشگاهها پرداخت را به صورت آنلاین و برخی دیگر به صورت حضوری یا بانکی قبول می‌کنند.
5- تأییدیه‌ها: پس از ثبت‌نام و پرداخت، تأییدیه‌ها و رسیدهای مربوطه را نگه دارید. این مدارک مهم هستند و باید در زمان نیاز به آنها دسترسی داشته باشید.
6- ارتباط با برگزارکنندگان: در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر یا راهنمایی، با برگزارکنندگان نمایشگاه تماس بگیرید و سؤالات خود را بپرسید.
رعایت این نکات به شما کمک می‌کند تا فرایند ثبت‌نام و رزرو غرفه را بدون مشکل انجام دهید و در نمایشگاه با آمادگی کامل شرکت کنید.
تبلیغات و اطلاع‌رسانی برای شرکت در نمایشگاه به معنای جذب مخاطبان بیشتر و افزایش بازدیدکنندگان غرفه شما از طریق رسانه‌های مختلف است. این کارها می‌تواند به شما کمک کند تا حضور مؤثری در نمایشگاه داشته باشید و محصولات یا خدمات خود را به بهترین شکل ممکن معرفی کنید. در اینجا چند روش موثر برای تبلیغات و اطلاع‌رسانی معرفی شده اند:
1. استفاده از شبکه‌های اجتماعی: از پلتفرم‌های مختلف شبکه‌های اجتماعی مانند اینستاگرام، فیسبوک، توییتر و لینکدین استفاده کنید. پست‌های جذاب، تصاویر، ویدئوها و استوری‌ها در مورد حضور شما در نمایشگاه به اشتراک بگذارید. این اطلاع رسانی می تواند از قبل از نمایشگاه صورت گیرد و در طول و بعد از آن هم ادامه داشته باشد. در طول نمایشگاه هم مصاحبه هایی با شرکت کنندگان داشته و در شبکه های اجتماعی اطلاع رسانی کنید تا باعث تشویق بازدیدکنندگان به حضور در نمایشگاه و غرفه شما گردد.
2. وب‌سایت و بلاگ: اگر وب‌سایت یا بلاگ دارید، یک پست اختصاصی درباره شرکت در نمایشگاه بنویسید. در این پست اطلاعاتی مانند تاریخ و محل نمایشگاه، شماره غرفه و جزئیات محصولات یا خدماتی که ارائه می‌دهید را ذکر کنید.
3. ایمیل مارکتینگ: برای مشتریان و مخاطبان خود ایمیل‌های اطلاع‌رسانی ارسال کنید. این ایمیل‌ها می‌توانند شامل اطلاعاتی درباره نمایشگاه، مزایای حضور در غرفه شما و تخفیف‌های ویژه باشند.
4. تبلیغات آنلاین: از تبلیغات پولی در پلتفرم‌های مختلف اینترنتی استفاده کنید. می‌توانید از تبلیغات گوگل، تبلیغات در شبکه‌های اجتماعی و تبلیغات بنری در سایتهای مرتبط با صنعت خود بهره ببرید.
5. ارتباط با رسانه‌ها: با روزنامه‌نگاران و وبلاگ‌نویسان در حوزه صنعت خود تماس بگیرید و آنها را دعوت به بازدید از غرفه خود کنید. این کار می‌تواند باعث پوشش خبری شما در رسانه‌ها شود.
6. بنرها و پوسترها: در مکان‌های مختلف، از جمله در نزدیکی محل برگزاری نمایشگاه، بنرها و پوسترهای تبلیغاتی نصب کنید. مطمئن شوید که این تبلیغات اطلاعات کافی و جذابی درباره غرفه شما دارند.
7. همکاری با اینفلوئنسرها: با اینفلوئنسرهای مرتبط در حوزه صنعت خود همکاری کنید و از آنها بخواهید حضور شما در نمایشگاه را تبلیغ کنند.
این روش‌ها می‌تواند به شما کمک کند تا مخاطبان بیشتری را جذب کنید و حضور موفقی در نمایشگاه داشته باشید.
علاوه بر اقداماتی که می بایست قبل از تاریخ بگزاری نمایشگاه برای حضور در آن انجام داد لازم است اقداماتی برای حضور موثر در این مدت کوتاه نمایشگاه انجام داد یکی از آن موارد رزو محل برای حضور و اسکان در شهر محل برگزاری نمایشگاه می باشد ( اگر محل نمایشگاه خارج از شهر خود می باشد) مورد دیگر برای حضور در نمایشگاه می توان به برنامه‌ریزی حضور پرسنل در نمایشگاه اشاره کرد، لذا می بایست مراحل زیر را دنبال کرد:
انتخاب تیم: تیمی از کارکنان را انتخاب کنید که دارای مهارت‌ها و تجربه‌های لازم برای نمایش محصولات و پاسخ‌گویی به سوالات بازدیدکنندگان هستند.
آموزش: کارکنان خود را برای حضور در نمایشگاه آموزش دهید. آموزش‌ها شامل اطلاعات محصول، نحوه برخورد با بازدیدکنندگان، مدیریت زمان و مهارت‌های ارتباطی است.
شیفت‌بندی: برنامه زمان‌بندی مشخصی برای شیفت‌های کارکنان تنظیم کنید. مطمئن شوید که هر یک از اعضای تیم زمان استراحت کافی دارند تا بتوانند با انرژی کامل در غرفه حضور داشته باشند.
پوشش مناسب: لباس فرم یا پوشش مناسبی برای کارکنان تهیه کنید که هم‌سوی با برند و کسب‌وکار شما باشد. این کار باعث یکپارچگی و حرفه‌ای‌تر به نظر رسیدن غرفه می‌شود.
جلسات هماهنگی: قبل از نمایشگاه، جلسات هماهنگی با کارکنان برگزار کنید تا اطمینان حاصل شود که همه اطلاعات لازم را دارند و برنامه‌ها را به درستی درک کرده‌اند.
تجهیزات و لوازم: لوازم و تجهیزات مورد نیاز کارکنان را آماده کنید، از جمله بروشورها، کارت ویزیت‌ها، ابزارهای نمایش محصول و لوازم جانبی دیگر.
هدف‌گذاری فردی: برای هر یک از اعضای تیم هدف‌های مشخصی تعیین کنید، از جمله تعداد بازدیدکنندگان، میزان فروش و یا تعداد توزیع بروشورها.
پشتیبانی و نظارت: در طول نمایشگاه، از تیم خود حمایت کنید و نظارت داشته باشید. به مشکلات و نیازهای آنان توجه کنید و سعی کنید محیط کاری مناسبی برای آنان فراهم کنید.
ارزیابی عملکرد: پس از نمایشگاه، عملکرد کارکنان را ارزیابی کنید و بازخوردهای آنان را دریافت کنید. این کار به بهبود برنامه‌ریزی‌های آینده کمک می‌کند.
رعایت این نکات به شما کمک می‌کند تا حضور پرسنل در نمایشگاه به بهترین شکل ممکن انجام شود و بتوانید از فرصت‌های پیش‌رو به خوبی بهره‌برداری کنید. اگر سوال یا نکته دیگری دارید، خوشحال می‌شوم کمک کنم.
